Um evento significa uma reunião planejada e realizada com a participação de um grupo de pessoas: um feriado, uma reunião de negócios, um evento esportivo, uma festa infantil, uma campanha publicitária etc. Como o evento é mais frequentado por um grande número de participantes, é extremamente importante cuidar da segurança de todos os convidados, bem como que estavam confortáveis, ninguém estava entediado, não havia reclamações sobre o cardápio, a performance dos artistas, o design da sala de reuniões etc. Para evitar surpresas desagradáveis, é preciso ter cuidado Mas para se preparar.
A preparação do evento começa com o planejamento. É melhor se preocupar em como planejar o evento com antecedência. Quanto mais tempo resta até uma data significativa, mais oportunidades para refletir, pesar, evitar erros e feedback negativo dos participantes. Os planos são feitos de acordo com as especificidades do evento, mas existem recomendações gerais para o planejamento.
O que planejar
Primeiro de tudo, o objetivo. Nenhum evento é realizado exatamente assim. Os líderes da empresa desejam alcançar determinados resultados: a formação de uma cultura corporativa, a promoção de mercadorias no mercado, a expansão de plataformas de negócios, a mobilização de funcionários, a celebração do aniversário (reconhecimento oficial de seus méritos à empresa) etc. O principal é que o objetivo seja concreto, claramente formulado e alcançável . Juntamente com o objetivo, o tipo de evento também é determinado (buffet, piquenique, férias no parque aquático, etc.).
O próximo estágio do planejamento é o orçamento. Não importa o quanto o organizador tente, não será possível realizar todas as idéias criativas se o orçamento não permitir isso. Portanto, antes de decidir como elaborar um plano de ação, você precisa decidir sobre finanças.
Os seguintes itens são considerados:
- número e gênero dos convidados (necessário para fazer o cardápio, seleção de bebidas),
- Local do evento
- projeto e equipamento técnico,
- transporte (se o evento estiver ausente),
- foto e gravação de vídeo
- convite do anfitrião, artistas,
- prêmios e brindes
- Cobertura da mídia do evento (se necessário).
7 pontos obrigatórios de um próximo plano de eventos
O documento pode ser elaborado pelo chefe, seus suplentes, fundadores ou outras pessoas responsáveis. Um plano de eventos futuros geralmente é elaborado com um ano de antecedência, para que seja desenvolvido com antecedência. A sequência de etapas ao compilar é aproximadamente a seguinte:
- Primeiro, é determinada uma lista completa dos próximos eventos.
- Em seguida, eles coletam todas as informações necessárias - datas, local, fontes de financiamento etc.
- Depois disso, todos os dados são coletados em uma única tabela e compõem um documento comum.
- Finalmente, o documento é assinado pelo chefe (ajustado se necessário), após o qual entra em vigor mediante a emissão de um pedido ou pedido separado.
Como muitos eventos geralmente são planejados, é mais conveniente exibir informações em forma de tabela. Nos gráficos é necessário descrever esses itens.
| No. p / p | nome da coluna | a descrição |
|---|---|---|
| 1 | nome do evento | nome oficial do próximo evento |
| 2 | datas | data / datas, se necessário - uma indicação da frequência |
| 3 | local do evento | endereço e nome da organização com base na qual o evento é realizado |
| 4 | fontes de financiamento | uma lista específica de fontes de caixa e outros recursos materiais |
| 5 | o objetivo | indicação de uma ou mais tarefas específicas, elas devem ser precisas e mensuráveis, não são permitidas formulações gerais |
| 6 | responsável pela condução | Nome, cargo, responsabilidade (se necessário) |
| 7 | marca | foi ou não foi realizado |
Outras colunas podem ser adicionadas à tabela, por exemplo, "Nota". Aqui, pode-se observar como o evento realizado divergiu do plano (reagendamento, prazos, redução ou aumento da duração, cancelamento etc.).
Plano de amostra
Ao compilar um documento, você pode usar uma amostra arbitrária ou aprovada. Normalmente, o formulário pode ser recomendado para uso por organizações em um campo específico - por exemplo, instituições médicas ou educacionais.
Em alguns casos, o documento é compilado em um formato mais curto, omitindo muitas das colunas listadas. Por exemplo, se estamos falando de eventos padrão que são mantidos constantemente às custas da organização, basta indicar:
- o nome deles
- datas
- Nome e cargo da pessoa responsável.
A redação pode ser mais ou menos oficial. É importante entender que o plano é elaborado principalmente para os funcionários da empresa, ou seja, é um documento interno. Portanto, os objetivos são melhor descritos da maneira mais clara e concreta possível.
Quando o evento acontecerá?
Selecione a data exata com antecedência para chegar a tempo. Um pequeno evento para 100 pessoas pode ser preparado em um mês e um festival de música para 1.000 pessoas em pelo menos seis meses. Quanto mais cedo você decidir, mais fácil será encontrar um site.
A idéia final será assim: “Quero fazer uma festa techno na praia da cidade em 31 de agosto em homenagem ao último dia do verão. Pelo menos 200 pessoas e dois DJs convidados devem estar na festa. ”
Posso fazer tudo sozinho?
Dificilmente. Existem muitos casos, e no dia apenas 24 horas. Portanto, é melhor reunir uma equipe de pessoas afins, entre as quais você compartilhará todas as tarefas. Bem, se o designer desenhar os pôsteres, o projeto é promovido por um especialista em SMM experiente e a configuração do equipamento é boa.
Não tenha medo de transferir parte das responsabilidades para outras pessoas. O principal é que eles estão interessados no resultado e podem confiar. Você facilitará seriamente sua vida nomeando um produtor de eventos. Sua tarefa é resolver todos os problemas e disputas, controlar a equipe e assumir a responsabilidade pelo que está acontecendo.
Se você não souber onde encontrar as pessoas certas, os serviços online ajudarão:
- EventCatalog.ru é o maior banco de dados de sites e contratados.
- theGIFTED - busca instantânea de trabalhadores e personagens interessantes.
- YouDo - procure voluntários ou funcionários por uma pequena taxa.
A equipe tem o que fazer a seguir?
Faça uma lista de todos os casos. Você provavelmente precisa pensar sobre o conceito do evento, determinar o orçamento, encontrar e preparar as instalações, convidar músicos, alugar equipamentos, fazer pôsteres, organizar refeições (entrega e entrega de alimentos e bebidas). Não pare até que uma marca de seleção seja exibida ao lado de cada item.
Reúna toda a equipe, discuta o plano de ação e atribua responsabilidades. Todos devem entender pelo que ele é responsável. Para todas as tarefas, defina um prazo.
Use o Trello ou o Planilhas Google para tarefas. É conveniente quando toda a equipe tem acesso ao documento.
Certifique-se de escrever todos os novos números para seus contatos. É melhor fazer isso de acordo com o esquema "Name_Duty_Date of event". Por exemplo, "Vlad Photographer 15.07". Então você definitivamente não ficará confuso.
Eu tenho medo de esquecer alguma coisa. Posso ter um plano aproximado?
Você pode. O plano padrão é assim:
- Organize reuniões com voluntários, equipe e patrocinadores.
- Prepare ingressos, hotel e traslado para os hóspedes.
- Encomende o design e a impressão de folhetos, pôsteres, camisetas de marca e tudo o mais que precisar ser desenhado e impresso com antecedência.
- Alugue e prepare o site. Pense em lugares para visitantes, funcionários, equipamentos e estacionamento. Coordene as listas de convidados e organizadores com os proprietários do site.
- Prescreva o horário do evento - a que horas vai acontecer. Você deve saber ao minuto quando eles servem comida e quando o moderador fala.
- Alugue equipamentos. Conjunto mínimo: laptop, alto-falantes, mixer, dois microfones, tela e projetor. Em grandes eventos, é conveniente usar um walkie-talkie com um fone de ouvido para se comunicar com a equipe.
- Organize com um fotógrafo e cinegrafista. Para prescrever os termos de referência, concorde com uma data e conclua um contrato.
- Contrate pessoal de manutenção: segurança, guarda-roupas, garçons, serviço de limpeza. O número de pessoas depende do evento. É possível que você não precise de mais funcionários ou encontre voluntários.
- Encontre uma pista. Isso é importante. O humor dos convidados e a atmosfera geral do evento dependerão disso.
- Pense na logística: como entregar pessoas, equipamentos e alimentos ao local e voltar.
Emergências são a norma e não a exceção. Forneça um plano B para cada item: e se de repente lhe for negado o acesso ao site? E se houver problemas com o som? E se chover?
Não tenho certeza de encontrar o dinheiro para o projeto. Quais são as opções?
Primeiro, calcule o orçamento aproximado do evento e faça uma estimativa. Considere todas as despesas: instalações, equipamentos, convidados, publicidade, impressão, logística, catering, equipe. Por exemplo, o custo dos convidados inclui a compra de ingressos, acomodação, refeições, transferências e taxas. Custos para a equipe: pagamento por comunicações telefônicas, alimentação, compra de adereços.
Quando você entender exatamente o quanto precisa, comece a coletar dinheiro. Onde procurá-los depende do formato do evento.
Se você organizar algo socialmente significativo (festival de graffiti da cidade, uma palestra popular de ciências para crianças em idade escolar), poderá solicitar uma concessão, começar a arrecadar fundos no Planeta.ru ou atrair voluntários.
Se você estiver realizando um evento comercial, procure um patrocinador interessado em relações públicas. Faça uma bela apresentação e descreva claramente os benefícios que o patrocinador receberá da participação em seu projeto e o que é necessário para ele. Seja honesto e não prometa o que não pode fazer. Você terá melhores chances de sucesso se o público-alvo do seu evento corresponder ao público-alvo da empresa patrocinadora.
Se você estiver organizando um casamento com seu melhor amigo - conecte seus conhecidos e amigos. Eles podem fornecer uma plataforma, equipamento e host adequados.
Uma boa maneira de reduzir o orçamento de um evento comercial é negociar com os contratados e trabalhar com a troca. Os contratados mais caros são de catering e uma barra de álcool. Defina suas condições, prescreva claramente os termos de referência e não hesite em solicitar um desconto.
Em que devo prestar atenção para que tudo corra bem?
Tudo é importante, inclusive o número de banheiros e a presença de um estacionamento de bicicletas. Mas existem cinco elementos principais dos quais depende o sucesso de qualquer evento:
- A luz A luz é boa quando a cena é claramente visível, os holofotes não ficam cegos e as sombras feias não caem sobre os convidados.
- O som Verifique o equipamento várias vezes, ajuste o microfone e concorde com o proprietário das instalações a regulamentação do nível de ruído no local.
- Limpeza. Sem lixo, pisos sujos e banheiros limpos.
- Segurança Estude o plano de evacuação e forneça instruções para a equipe e os voluntários. Todos devem saber onde estão as saídas de emergência, extintores e kit de primeiros socorros.
- Temperatura Ninguém deve estar muito quente ou muito frio - vale a pena verificar a circulação de ar e as condições dos aparelhos de ar condicionado. A temperatura ambiente confortável na estação quente é de 23 a 25 ° C, no frio, de 22 a 24 ° C. Se você realiza um festival de música, a temperatura deve ser mais baixa (20–22 ° C), porque, depois de dançar, o palco fará com que todos sintam calor.
Com quem o evento deve ser coordenado para que a polícia não nos expulse?
É necessário preparar duas notificações: para a administração da cidade e para o departamento de assuntos internos (se o evento tiver menos de 2.000 pessoas). Eles podem ser enviados por correio ou correio, duas cópias para cada organismo. Se você estiver planejando um evento com mais de 2.000 pessoas, envie uma notificação adicional ao governo regional e ao departamento de polícia regional.
A notificação é escrita de forma livre: você precisa indicar o que está organizando, qual o nome e o objetivo do evento, onde e quando será realizado, quantos participantes são esperados, quem são os organizadores. Procure exemplos de notificações na Internet.
Conclua acordos com todos os contratados que lhe fornecerem equipamentos, serviços de catering ou aluguel. Discuta claramente todos os detalhes e verifique se eles estão no contrato. Por exemplo, se você concordou que a limpeza final é para o proprietário das instalações, esse item deve estar no contrato.
Como anunciar um evento para que o maior número de pessoas possível possa descobrir?
Crie um nome e um logotipo. Deixe o designer desenhar pôsteres e desenvolver uma identidade corporativa. Faça um site simples com informações do evento - por exemplo, no Tilda.
Envie um comunicado de imprensa com informações sobre o evento: o que, onde e quando você gasta, quem são os organizadores, os parceiros e os principais participantes. Tente interessar jornalistas. Não escreva muito seco e envie comunicados à mídia especializada - aqueles que têm o mesmo público-alvo do seu evento. Contatos editoriais na maioria dos sites podem ser encontrados em domínio público.
Não se esqueça da promoção nas redes sociais. Crie uma reunião no Facebook, VKontakte e uma página de evento no Instagram. Lance publicidade direcionada e configure adequadamente as impressões: ela deve ser mostrada apenas ao seu público-alvo para que o orçamento da publicidade não seja desperdiçado. Peça a grandes comunidades urbanas e blogueiros para compartilhar seu evento em suas páginas. Se você não conhece o SMM, confira o blog da Netologia - há muitos materiais úteis sobre a promoção nas redes sociais.
Está tudo pronto. Mais alguma coisa a considerar?
Esteja totalmente equipado. O organizador deve sempre ter um telefone carregado com comunicação e Internet, um carregador, um laptop sobressalente, um cabo de extensão, adaptadores HDMI para todos os conectores possíveis, adesivos, fita adesiva, vários isqueiros, uma faca de papelaria, gesso adesivo e analgésicos, caso sua cabeça doa.
Questionários
Depois de esclarecer os problemas acima, você pode começar a compilar questionários para os convidados. Portanto, será mais fácil levar em consideração os desejos dos convidados. Com base nos resultados da pesquisa, pode ser necessário fazer ajustes no plano e na estimativa. Oferecemos uma lista aproximada de perguntas:
- Você planeja participar do evento?
- Se você não planeja participar do evento, por que motivo?
- Como você descobriu o evento?
- Como foi a inscrição para participação no evento (muito simples, simples, sem problemas, com pequenas dificuldades, quaisquer dificuldades)?
- Você tem algum desejo no menu?
- Quem pagará por sua participação no evento?
- Em quais tópicos, questões para discussão você está interessado?
- Você tem alguma dúvida sobre o evento, quais?
- Você tem alguma pergunta para o anfitrião do evento, quais?
- Como você gostaria de receber informações sobre o evento (endereço de email, email, telefone)?
- Outros
As perguntas são ajustadas de acordo com o tipo e o conteúdo do evento. O principal é elaborar um questionário para que o organizador receba todas as respostas pelas quais está interessado. Isso ajudará a decidir como elaborar um plano de ação, para evitar todo tipo de mal-entendido. Portanto, os parceiros de negócios muçulmanos durante o banquete não tocam a carne de porco (o que significa que o menu deve incluir pratos de frango, peru), e as piadas da principal festa corporativa podem parecer engraçadas para algumas pessoas. Obviamente, a pesquisa deve ser anônima.
Após a coleta das informações, o funcionário prossegue diretamente para a preparação do plano.
Como planejar um evento: um exemplo
O formulário do plano é desenvolvido de acordo com GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para a papelada. " Tradicionalmente, o plano lista os tipos de trabalho para a preparação e realização do evento, os prazos e os responsáveis. No início do documento, são indicados o nome da organização e o tipo de documento na aprovação, a data, o número e o local de preparação do documento, o carimbo na aprovação. Documentos financeiros elaborados separadamente, folhas de aprovação e familiarização com o documento. Na forma de um diagrama, é algo parecido com isto:
| № | Tipos de trabalho | Prazos | Responsável |
| 1. | Criação do comitê organizador | 15.12.2014 | Nome completo |
| 2. | Elaborando um programa cultural | 15.12.2014 | Nome completo |
| 3. | . |
O plano também pode incluir as colunas "resultados" e "notas".
O plano elaborado é discutido com a administração da empresa, aprovado e comunicado aos funcionários. As pessoas responsáveis colocam suas assinaturas na folha de familiarização e recebem uma cópia do plano. Depois disso, a pergunta: “Como elaborar um plano de ação?” É considerada encerrada.
Como regra, os eventos são realizados várias vezes ao ano; portanto, um gerente de eventos ou outro especialista deve elaborar um plano de ação anual. Como elaborar um plano de ação para o ano?
Plano anual
Antes de prosseguir com a preparação do plano anual, você precisa analisar as atividades da empresa no ano passado. Com base nos resultados do trabalho analítico, um relatório é compilado, cujo conteúdo definirá metas para os próximos 12 meses. Os eventos realizados no novo ano civil terão como objetivo atingir exatamente essas metas.
Os eventos são planejados por mês. Quantos eventos para gastar por mês - a empresa decide. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании.O evento atual também é realizado uma vez, mas leva um longo período de tempo. Eventos periódicos são repetidos em um intervalo de tempo específico. Pode ser o desenvolvimento da equipe (conferências, seminários, webinars), desenvolvimento e implementação de projetos, eventos corporativos, etc. Todos os eventos devem ser coordenados logicamente entre si de acordo com a conveniência, o assunto e o tempo.
Formulário de plano anual
O plano anual é elaborado na forma de um plano de trabalho geral ou cronograma. Às vezes, as duas opções são apropriadas (por exemplo, se os artistas trabalham em diferentes organizações). Vamos considerar esses tipos de planos com mais detalhes.
No plano anual geral, são anotados o número de série, o nome do evento, os prazos, os resultados, os responsáveis e uma nota. O capítulo "Resultado" indica o produto das atividades dos especialistas: um diagrama de processo ou mecanismo, um projeto concluído, um relatório, um pacote de documentos etc.
| № | Nome do evento | Resultados | Prazos | Artistas | Anotações | ||||
| Iniciar | Terminando | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Conferência internacional | Coleção de Resumos | 15.01 | 17.01 | Nome completo | Nome completo | Nome completo | Estudantes de universidades especializadas estão envolvidos | |
| 2. | Apresentação de uma nova variedade de queijos | Relatório sobre a apresentação de uma nova variedade de queijos | 16.02 | 17.02 | Nome completo | Nome completo | Nome completo | Tecnólogos de empresas estão envolvidos | |
| 3. | . | ||||||||
Ao compilar um cronograma, as atividades são indicadas para cada mês. A junção entre o nome do evento e o mês é pintada. Um documento pode ser algo como isto:
| № | Nome do evento | Resultados | Artistas | 2014 ano | Anotações | ||
| Janeiro | Fevereiro | Março | |||||
| 1. | Conferência internacional | Coleção de Resumos | |||||
| 1.1. | Elaboração de um boletim informativo | Carta de informação | Gerente de escritório | ||||
| 2. | Apresentação de uma nova variedade de queijos | Relatório sobre a apresentação de uma nova variedade de queijos | |||||
| 2.1. | Preparação de brochuras | Panfletos | Departamento de Marketing | ||||
Além do plano anual, está sendo desenvolvida uma justificativa para medidas, formulários de relatório e controle, bem como anexos. As aplicações incluem:
- registros financeiros
- plano de comunicação, outro apoio ao evento,
- análise de risco.
Todos os planos acima são para adultos. Mas vários eventos são realizados com crianças. Os padrões de fazer planos para os caras são os mesmos, mas existem alguns recursos.
Como fazer um plano de ação para crianças
O evento para jovens cidadãos difere do evento para adultos, em primeiro lugar, orientação educacional e (ou) para melhorar a saúde. Responsáveis são professores nomeados, psicólogos, artistas, bibliotecários, conselheiros em campos de saúde e outros especialistas que trabalham com crianças. As especificidades do evento dependem da idade das crianças e das tarefas definidas. Considere os recursos do planejamento de eventos em um campo de pré-escola, escola, biblioteca e recreação.
Pré-escolar
As atividades do jardim de infância fazem parte do plano anual. Fornecido para:
- matinês (datas temáticas e de feriado),
- férias esportivas
- dias e semanas de saúde (incluem várias atividades),
- reuniões de pais, etc.
Para cada uma dessas atividades, é elaborado um plano ou cenário, que é aprovado pela gerente e acordado com seu substituto. Indique o nome do evento, a finalidade, as tarefas, a hora e o local do evento, o equipamento, o inventário, o andamento do evento (no script) e os responsáveis. Aqui está um exemplo de como projetar um plano de ação para o Dia da Saúde:
| Plano de Ação para o Dia da Saúde (data) | |||
| Hora e local | Nome do Evento | O grupo | Responsável |
| Ginástica matinal | Todos os grupos | Educadores de grupo | |
| Corridas de revezamento | Grupo sênior | Instrutor de educação física, educador de grupo | |
| . | |||
| Esportes de lazer "Netuno veio até nós" | Grupo do meio | Instrutor de natação, enfermeira, educador de grupo | |
| Durante o dia | Reportagem fotográfica do Dia da Saúde | Todos os grupos | Professores de grupos, professores assistentes |
Dependendo das especificidades do evento, os resultados esperados podem ser indicados (redução da incidência de alunos, formação de idéias sobre um estilo de vida saudável em crianças, aumento do nível de cultura pedagógica dos pais, etc.).
O cenário do evento para crianças em idade pré-escolar é jogos, performances baseadas em contos de fadas, truques de mágica, atrações. É importante que o feriado seja interessante, divertido, vibrante e o mais importante - útil para as crianças.
As atividades para os alunos são planejadas durante o ano letivo e durante as férias. Os planos de ação são compilados pelo professor principal, professor de turma, professor de educação física, professor organizador e psicólogo. Os planos elaborados pelos professores são verificados e aprovados pelo diretor. As metas e objetivos do evento são previstos, os resultados esperados, os responsáveis são nomeados. Ao fazer planos, a idade das crianças, seus interesses, problemas na classe (desempenho acadêmico, comportamento, relacionamentos na equipe etc.), bem como fatores objetivos (estação, tipo de assentamento, terreno, clima etc.) são levados em consideração, datas memoráveis. De acordo com isso, são realizados eventos sobre os temas "Cavaleiros e Princesas", "Conhecimento do Teatro Musical", "Férias de Verão", "Eles Lutaram pela Pátria" e outros. O principal é que as crianças devam se interessar. Os próprios alunos também estão envolvidos na preparação e planejamento do evento. Como fazer um plano de ação? A amostra é apresentada na tabela.
| Plano educacional para as férias de outono | ||||
| № | Evento | Data | Class | Tempo |
| 1. | Visita ao Teatro de Comédia Musical | 28.10.2013 | 11 | 16.00 |
| 2. | Operação Curar um Livro | 29.10.2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | . | |||
Biblioteca infantil
Os funcionários da biblioteca garantem que as crianças leiam mais e adorem livros. Para esse fim, são realizadas noites literárias, questionários, leilões, etc. Como elaborar um plano de ação na biblioteca? Este trabalho é realizado em várias etapas. O tema do evento é selecionado, seu objetivo e a segmentação por idade são determinados. De acordo com a idade dos participantes, são selecionadas obras literárias, é elaborado um roteiro.
Os bibliotecários não esquecem da publicidade: são feitos cartazes, folhetos, convites. Um ponto importante é a preparação de material ilustrativo. O evento em si é gravado, analisado e promovido na mídia. O formulário do plano pode ser algo como isto:
| № | Formulário de Evento | Nome do Evento | O público | Data |
| 1. | Concurso | Dia dos Namorados | Alunos do ensino médio | 14.02 |
| 2. | Pergunta e resposta Evening | "Quem sabe mais histórias?" | Pré-escolares e alunos do ensino fundamental | 18.03 |
| 3. | . |
Campo de saúde
Os educadores iniciantes estão preocupados com a pergunta: “Como elaborar um plano de eventos para uma mudança?” Tradicionalmente, os conselheiros nos campos de saúde usam um plano de grade. Os eventos da equipe são consistentes com os eventos do acampamento, incluindo dias de banho, horários de chegada e partida. A programação inclui eventos realizados antes do almoço, após o chá da tarde e o jantar. A opção vencedora é elaborar dois planos de grade: para o tempo claro e chuvoso.
O plano da grade se parece com isso. Uma folha de papel é dividida em retângulos pelo número de dias de turno. Cada caixa contém eventos.
| Plano de turno | ||
