Parece que não há nada mais fácil do que comandar seus subordinados. Sim, é fácil comandar, mas fazê-lo com sabedoria não é dado a todos, porque gerenciar subordinados requer educação e habilidades especiais.
O gerente - responsável pelo trabalho do pessoal, deve ter um talento inato - para gerenciar o pessoal. O gerente também precisa manter um clima de trabalho favorável para que os funcionários da empresa não pensem em quando o dia de trabalho terminará, mas trabalhem em um ambiente confortável e sem estresse. Como é com a ajuda de seus funcionários que a empresa realiza suas tarefas e sucesso.
Então, como você gerencia a equipe? No total, este trabalho inclui três etapas principais:
- busca e seleção de pessoal,
- a formação de habilidades do pessoal,
- maior desenvolvimento dos funcionários.
A primeira etapa - a mais importante - a seleção correta de pessoal. Ao contratar pessoal, deve-se levar em consideração seus conhecimentos e habilidades no campo requerido. Além disso, deve-se levar em consideração seu modo de comunicação, se ele será capaz de se adaptar na equipe.
O segundo estágio é o treinamento de pessoal, a organização efetiva do trabalho e o estabelecimento de comunicações. Qualquer gerente sonha com funcionários que não precisam ser treinados, que desde o primeiro dia de trabalho apresentam excelentes resultados, mas, infelizmente, praticamente não existem pessoas assim.
O terceiro estágio final é o trabalho estratégico, que inclui a formação e o desenvolvimento da cultura corporativa da organização.
Para alcançar boas relações com os subordinados, é necessário aderir a três teses nas quais a administração atual se baseia - são elas:
- reconhecimento de cada funcionário como pessoa,
- estudo da motivação do pessoal,
- desenvolvimento de atitudes motivacionais, levando em consideração os objetivos da empresa para cada funcionário.
Há várias regras básicas que todo líder precisa aderir:
- as roupas devem ser oficiais, pois uma aparência sólida inspira respeito entre os subordinados,
- Primeiro de tudo, você mesmo precisa conhecer bem seus negócios; caso contrário, com o tempo, os funcionários da empresa se colocarão acima da gerência,
- manter boas relações com os funcionários, mas nada mais. Você não deve sair juntos em uma sala de fumantes e discutir os resultados da última partida de futebol, pois no futuro isso poderá afetar adversamente sua reputação.
Em conclusão, deve-se dizer que a gestão de pessoas tem seus próprios métodos e leis: do psicológico ao econômico. Portanto, somente graças ao treinamento e talento profissional especial é possível se tornar um líder respeitado e bom. Tendo conseguido isso, não será difícil selecionar e preparar uma equipe qualificada, o que significa realizar as tarefas atribuídas e levar a empresa ao sucesso.
A importância das prioridades
Ao gerenciar uma empresa, você terá que resolver muitos problemas e tarefas diariamente. É extremamente importante perceber o grau de sua importância e poder priorizar. As prioridades de implementação devem sempre ser tarefas relacionadas a situações de crise, conflitos e problemas imprevistos. Coisas que não afetam a conquista de sucesso pela empresa devem ser relegadas a segundo plano.
Como determinar o nível de prioridade de cada tarefa? Você precisa se perguntar o quanto isso é significativo para os principais objetivos da empresa. Um ponto importante que precisa ser prestado atenção no gerenciamento de tempo é a diferença entre os conceitos de importância e urgência das tarefas. Cada tarefa importante (por exemplo, um grande projeto) precisa ser iniciada com antecedência, para que nos últimos dias não se torne urgente e não se transforme em um “destruidor” de tempo que você poderia gastar em outras coisas importantes. Mas ajudar um colega geralmente é um assunto urgente, mas longe de ser sempre importante (para os propósitos da empresa).
A capacidade de planejar o tempo o ajudará a aprender a prestar atenção suficiente a tarefas importantes e a conseguir concluir tarefas urgentes a tempo. Certifique-se de manter um plano de calendário, no qual você insere todas as tarefas de acordo com sua prioridade, indicando o prazo para conclusão.
Torne-se um "guru"
Diante do líder, os funcionários devem consultar um mentor. Muitos gerentes cometem um erro ao tentar conquistar o respeito dos subordinados - fornecem à equipe respostas prontas a todas as perguntas e formulam um plano claro para a implementação de uma tarefa. Assim, você não se tornará um verdadeiro "guru" para sua equipe.
Mas se, sob sua orientação e orientação, o próprio subordinado tomou a decisão certa, então você pode ser chamado de gerente verdadeiramente eficaz. O mentor deve criar uma atmosfera na qual a equipe seja capaz de pensar de forma construtiva e encontrar os métodos certos para concluir as tarefas.
Delegação de tarefas
O redirecionamento de tarefas é muito útil em termos de melhoria da eficiência do trabalho. Você não apenas se dedica a resolver outros problemas, mas também permite que seus funcionários se desenvolvam e alcancem novos patamares. No entanto, o principal aqui não é cometer um erro. É necessário definir um subordinado com uma meta que ele deve alcançar ao concluir uma tarefa específica, e não fornecer instruções detalhadas.
Um bom gerente deve entender quais tarefas podem ser delegadas e quais não. Por exemplo, o planejamento e a avaliação das ações de pessoal devem sempre permanecer apenas sob a supervisão de um gerente.
A comunicação dentro da equipe é um elemento importante de qualquer empresa. Seja cuidadoso e sério ao criar relacionamentos com a equipe, porque o sucesso da empresa depende disso de várias maneiras. Durante a conversa, mantenha constantemente o contato visual, use a escuta ativa (quando o interlocutor disser, não apenas ouça, mas faça perguntas esclarecedoras).
Tente se abrir para a outra pessoa e deixá-lo fazer o mesmo. Há pessoas que estão ouvindo, mas há quem está apenas esperando na fila para começar a falar. Na empresa, todos os funcionários devem ser do primeiro tipo e somente então será construída uma comunicação eficaz.
Aprenda a entender a linguagem dos gestos e dos movimentos inconscientes do corpo, e você começará a entender até o que não foi expresso por palavras.
Gestão situacional
Ao mesmo tempo, um psicólogo social americano Douglas McGregor formulou a teoria da motivação “X” e “Y”, que se baseia no fato de que em qualquer empresa sempre haverá dois tipos de pessoas: 1) preguiçoso, tentando evitar o trabalho e evitar todo tipo de tarefa. Esses funcionários trabalham para receber dinheiro, 2) ambiciosos, prontos para tomar a iniciativa e a responsabilidade. Esses funcionários trabalham para realizar seu potencial e se desenvolver.
A essência dessa teoria é que motivos diferentes sempre levarão as pessoas ao seu objetivo, e é importante encontrar uma abordagem individual para pessoas de diferentes tipos. O gerente pode escolher um dos tipos de gerenciamento - incentivo ou prescritivo. No primeiro tipo de controle, a ênfase principal está no conforto dos subordinados, no segundo - na obtenção de resultados. Um bom gerente combina efetivamente o primeiro e o segundo tipo de gerenciamento.
É importante poder avaliar corretamente a motivação de um subordinado e, em seguida, você pode obter o resultado máximo desse funcionário com suas ações. Basta que alguns tenham uma ideia e estão prontos para tomar a iniciativa com suas próprias mãos e tentar usar várias maneiras de alcançar seus objetivos. Outros funcionários, menos ativos e mais dispostos, exigem orientação, suporte e assistência mais completos.
Comunicação Empresarial
Um dos problemas mais importantes que todo proprietário ou gerente de uma empresa enfrenta inevitavelmente é o gerenciamento de pessoas. Os gerentes enfrentam diariamente situações dentro da empresa, nas quais precisam estabelecer relações com os funcionários.
Os funcionários, cada um com um conjunto único de qualidades pessoais, podem fazer com que um gerente se sinta impotente. Como resultado, alguns gerentes desenvolvem uma atitude cínica em relação aos subordinados ou, muito pior, um desejo de impor sua vontade e gerenciar com a ajuda de ameaças.
Além disso, é completamente irrelevante que o gerente consiga controlar a situação, pois com essa administração é impossível obter o máximo desempenho devido à atitude hostil da maioria dos funcionários.
Um gerente moderno deve entender as pessoas e ser capaz de se comunicar com elas. Deve-se entender claramente que as pessoas concordam cada vez menos com métodos de gerenciamento rigorosos e com a atitude agressiva dos gerentes. Voltando ao gerente com perguntas de trabalho, os funcionários esperam receber instruções ou recomendações de forma contida e construtiva, em vez de atualizar as ameaças.
Se o gerente não conseguir estabelecer uma atmosfera aberta na equipe, as instruções não serão ouvidas. A situação é semelhante a falar ao telefone com um sinal fraco - continuar essa conversa é desconfortável e todo mundo está tentando encontrar uma maneira diferente de se comunicar.
É seguro dizer que em uma empresa com pouca comunicação, a produtividade diminuirá constantemente, o que significa que o crescimento será interrompido e os problemas financeiros em breve surgirão. Isso é evidenciado por muitos anos monitorando empresas de baixa renda - elas geralmente são gerenciadas por gerentes com problemas de comunicação.
Esses gerentes acreditam que os próprios subordinados encontrarão as decisões corretas ou tentarão recrutar apenas especialistas altamente qualificados que praticamente não precisam de liderança. Teoricamente, essa solução parece ser boa, mas, na realidade, os gerentes simplesmente evitam resolver o problema. Mais cedo ou mais tarde, surge a questão da eficácia e necessidade de um gerente desse tipo.
Os administradores que conseguem estabelecer comunicação dentro da empresa encontram resultados positivos imediatos.
Primeiro, os funcionários estão mais dispostos a compartilhar seus problemas de trabalho. À primeira vista, isso não é bom, mas você precisa entender que essa comunicação é necessária.
Se fosse possível criar condições sob as quais os funcionários possam dizer com segurança a verdade, serão descobertos problemas que o gerente não conhecia antes. Tais descobertas podem ser frustrantes, mas se as dificuldades não forem identificadas, elas entrarão em um estado crônico e não se sabe quais consequências elas podem levar.
Em segundo lugar, no futuro, os funcionários poderão contar com segurança ao gerente sobre novos problemas e eles pararão de acumular.
Ferramentas de gerenciamento
Na falta de tecnologia de controle suficiente, os gerentes costumam considerar seu trabalho como um conjunto complexo de quantidades variáveis, sem parâmetros específicos. Enquanto isso, há um conjunto bem conhecido de ferramentas para tornar o gerenciamento eficaz.
O funcionário que se reporta ao gerente sobre o problema deve receber uma oferta para refletir sozinho sobre a solução, se necessário, investigar o problema, encontrar uma solução e apresentá-la à gerência. Esta é uma ferramenta, porque com esta abordagem:
- O funcionário participa da responsabilidade.
- O gerente não precisa tomar a decisão de todos os problemas da empresa.
- Um funcionário que conhece bem a situação pode encontrar a solução ideal para o problema.
A maioria dos gerentes prefere tomar todas as decisões por conta própria, sem compartilhar responsabilidades. Esse estilo de liderança não permite que a empresa cresça rapidamente.
Outra ferramenta que muitos desconhecem é o uso de estatísticas. Os gerentes, que não possuem ferramentas eficazes para diagnosticar a situação, são guiados por emoções, opiniões de outros, rumores e eventos aleatórios. Nenhum desses métodos pode ser considerado preciso ou eficaz. Uma das técnicas de administração mais importantes é o uso de estatísticas (admin). Não deve ser confundido com análise estatística.
De acordo com a metodologia do administrador, os funcionários devem analisar a situação, determinar os métodos estatísticos mais eficazes e aplicá-los em seu trabalho. A empresa deve desenvolver um sistema estatístico simples e preciso. Na prática, os gerentes gastam tempo tentando encontrar uma saída para uma situação difícil sem possuir informações confiáveis sobre a situação. Ao mesmo tempo, entram em pânico e decidem seguir o caminho simples, reforçando o controle financeiro. Esta decisão é tomada sob a influência de emoções e pode não estar correta.
O sistema estatístico deve ser aplicado em todos os níveis, a fim de descobrir rapidamente o progresso das operações. Se um funcionário mantém estatísticas de desempenho, ele pode avaliar a eficácia de suas atividades. Em seguida, a análise estatística é transferida para o gerente.
Existe um link direto entre relatórios e responsabilidades. Se você não criar um hábito entre os funcionários para relatar suas ações, isso poderá causar problemas no futuro.
Sistema organizacional de sete níveis
Em 1965, Hubbard investigou os modelos básicos de estrutura organizacional aplicáveis a qualquer empresa. O resultado foi a conclusão de que qualquer empresa deve se basear em 7 divisões. Se cada um dos departamentos não funcionar com força total, a empresa terá problemas.
Uma das unidades mais importantes deve ser responsável pelo controle de qualidade. Obviamente, um trabalho de alta qualidade leva à prosperidade da empresa. Muitas empresas acreditam que alcançaram um trabalho de alta qualidade sem um sistema de monitoramento de qualidade confiável. Uma empresa que não percebe seus erros perde clientes. Ao mesmo tempo, a administração da empresa não reconhece sua culpa no incidente.
Outra unidade vital é o departamento de relações externas, responsável por garantir o fluxo de informações. Parece inacreditável para muitos gerentes que o fluxo de serviços e receitas nunca avança mais rápido que o fluxo de informações. Ao definir seu objetivo principal de aumentar a receita, lembre-se de quantas vezes você pensou que precisava prestar atenção ao fluxo de informações.
Para tornar o gerenciamento da empresa realmente eficaz, aprenda sobre as funções e tarefas de cada um dos departamentos e aprenda a não negligenciar nenhuma das áreas.
